Nhân Viên Lễ Tân (Receptionist Cum Admin Staff)

• Responsible for the overall administration at the office.
• Manage our front desk on a daily basis and to perform a variety of administrative and clerical tasks to be assigned by OM.
Work varies according to specialism, but typical duties include:
1. Receive Visitors
• Greet visitors appropriately
• Determine visitor needs in a professional manner
• Maintain visitor register
• Offer refreshments to visitors where appropriate
• Direct visitors to correct person
2. Answer Phone Calls
• Answer and address incoming phone calls in a timely and polite manner
• Clearly determine the purpose of the call
• Deal with queries and provide correct information
• Forward calls to appropriate person
• Take and deliver messages accurately and completely
3. Monitor Security
• Monitor people coming and going through the reception doors
• Be aware of and report suspicious activity
4. Financial
• Monitor and record petty cash payments
• Balance petty cash
• Prepare travel vouchers (except for executive management level)
5. Clerical
• Receive and send documents to department
• Maintain equipment and report any malfunctions (depends on items)
• Monitor, control and order office supplies & filing documents accurately
6. Organize Meetings
• Book meeting room
• Inform participants
• Set up meeting room with necessary stationary and equipment
• Organize catering for meeting upon a request and approved by line manager if company’s budget
7. Secretarial Support
• Prepare correspondence and documents
• Update databases as assigned by Line Manager
• Organize mailings
8. Reception Area Maintenance
• Keep reception area clean and neat
• Maintain and organize newspaper.

• Chịu trách nhiệm quản lý tổng thể tại văn phòng.
• Quản lý quầy lễ tân của chúng tôi hàng ngày và để thực hiện một loạt các nhiệm vụ hành chính và văn thư được OM giao.
Công việc thay đổi theo chuyên môn, nhưng nhiệm vụ điển hình bao gồm:
1. Nhận khách
• Chào hỏi khách thích hợp
• Xác định nhu cầu của khách truy cập một cách chuyên nghiệp
• Duy trì đăng ký khách truy cập
• Cung cấp giải khát cho du khách khi thích hợp
• Khách truy cập trực tiếp đến đúng người
2. Trả lời các cuộc gọi điện thoại
• Trả lời và giải quyết các cuộc gọi điện thoại đến một cách kịp thời và lịch sự
• Xác định rõ ràng mục đích của cuộc gọi
• Xử lý các truy vấn và cung cấp thông tin chính xác
• Chuyển tiếp cuộc gọi đến người thích hợp
• Nhận và gửi tin nhắn chính xác và đầy đủ
3. Giám sát an ninh
• Giám sát mọi người đến và đi qua cửa tiếp tân
• Hãy nhận biết và báo cáo hoạt động đáng ngờ
4. Tài chính
• Theo dõi và ghi lại các khoản thanh toán tiền mặt nhỏ
• Cân bằng tiền mặt
• Chuẩn bị chứng từ du lịch (trừ cấp quản lý điều hành)
5. Thư ký
• Nhận và gửi tài liệu đến bộ phận
• Bảo trì thiết bị và báo cáo mọi sự cố (tùy thuộc vào vật phẩm)
• Theo dõi, kiểm soát và đặt hàng vật tư văn phòng & nộp hồ sơ chính xác
6. Tổ chức các cuộc họp
• Phòng họp
• Thông báo cho người tham gia
• Thiết lập phòng họp với thiết bị và văn phòng phẩm cần thiết
• Tổ chức phục vụ cho cuộc họp theo yêu cầu và được quản lý trực tuyến chấp thuận nếu ngân sách của công ty
7. Hỗ trợ thư ký
• Chuẩn bị thư từ và tài liệu
• Cập nhật cơ sở dữ liệu theo sự phân công của Line Manager
• Sắp xếp thư
8. Bảo trì khu vực tiếp tân
• Giữ khu vực tiếp tân sạch sẽ và gọn gàng
• Duy trì và tổ chức báo.